Så genomför ni en strukturerad rotorsaksanalys

Begreppet rotorsaksanalys, även känt som orsaksanalys eller RCA (Root Cause Analysis), är en metod som används för att spåra den exakta anledningen till att ett problem uppstår. Syftet är att lösa det underliggande problemet permanent istället för att lappa ihop en tillfällig lösning för stunden.

Kriterier för när en analys ska göras

Det är inte motiverat att starta en djupgående orsaksanalys vid varje litet fel som uppdagas, då en mindre incident som löses snabbt sällan behöver en detaljerad analys. Definiera istället tydliga tröskelvärden för när en utredning ska påbörjas. En vanlig riktlinje inom exempelvis industri är att aktivera processen när ett fel återkommer ett visst antal gånger, när ett oplanerat stopp överstiger en specifik tidsgräns, om reparationskostnaden är hög eller om händelsen utgör en risk för arbetsmiljön.

Så genomför ni analysen steg-för-steg

En lyckad rotorsaksanalys bygger på en strukturerad process och brukar delas in i fyra tydliga steg:

1. Identifiera problemet: Definiera vad som har hänt och vilka konsekvenser felet medför.
2. Samla data: Hämta in fakta kring händelsen, från maskindata och historik till observationer från operatörerna.
3. Analysera orsaken: Använd beprövade metoder för att gräva djupare och hitta felets sanna ursprung.
4. Åtgärda och följ upp: Genomför en permanent lösning och utvärdera resultatet i efterhand för att undvika att samma sak inträffar igen.

Beprövade metoder

Det finns flera metoder för rotorsaksanalys, som anpassas efter felets omfattning. I vissa fall underlättar det att kartlägga problemet visuellt, till exempel med ett fiskbensdiagram, medan andra situationer kräver en logisk frågekedja.

Rotorsaksanalys - 5 varför

Problem: Transportbandet står plötsligt stilla.

1. Varför? En säkring har löst ut i elskåpet.
2. Varför? Drivmotorn blev överhettad.
3. Varför? Ett kullager i motorn hade skurit.
4. Varför? Lagret hade inte fått smörjning enligt serviceplanen.
5. Varför? Smörjpumpen var trasig och personalen hade missat att skapa en felanmälan.

Lösningen är i det här fallet inte att byta säkringen och starta om bandet. Den sanna åtgärden är istället att byta ut den defekta smörjpumpen och se över rutinerna för hur avvikelser rapporteras i systemet.

Fiskbensdiagram (Ishikawa)

Ett fiskbensdiagram passar bra för mer komplexa fel, då det skapar en tydlig karta över alla faktorer som kan ha bidragit till problemet. Ni ritar upp ett visuellt diagram som påminner om ett fiskben, där det största problemet placeras vid huvudet, och möjliga orsaker sorteras sedan in i olika kategorier längs benen: till exempel metod, material och miljö.

Avancerad rotorsaksanalys

Fiskbensdiagrammet är en användbar modell, men den bör inte ses som en universallösning för alla problem. Verktyget gör sig bäst vid en avancerad rotorsaksanalys, när det kombineras med till exempel brainstorming och 5 varför:

1. Brainstorming: Sammanställ tänkbara orsaker till att problemet inträffade.

2. Fiskbensdiagram: Placera ut orsakerna i ett fiskbensdiagram och leta efter samband. Tänk på att en specifik orsak ofta är en konsekvens av en annan händelse.

3. Multival: Filtrera fram den teori som bedöms som mest sannolik.

4. 5 varför: Undersök om teorin stämmer i praktiken och för att hitta problemets kärna. Uppdatera och fyll på fiskbensdiagrammet med nya undernivåer allt eftersom.

5. Brainstorming: Samla in förslag på permanenta lösningar

6. Multival: Välj de åtgärder som förväntas ge bäst resultat på kort tid och till lägst kostnad.

7. Uppföljning: Kontrollera i efterhand att problemlösningen har gett rätt effekt.

Exempel på rotorsaksanalys

Vi kan titta på ett fiktivt scenario från stålindustrin för att se hur metoden fungerar i en större kontext. Ett stålverk drabbades av återkommande driftstopp på en viktig traverskran. Teknikerna bytte inledningsvis ut överhettade reläer, vilket löste felet för stunden. Efter att ha startat en strukturerad utredning visade det sig att fint metalldamm från anläggningen trängde in i elskåpet och skapade kortslutningar. Den permanenta lösningen blev att montera dammtäta skåp och lägga till en ny punkt i serviceplanen för regelbunden rengöring.

Rätt verktyg för underhållet

Ett digitalt underhållssystem (CMMS) fungerar som ett rotorsaksanalys-verktyg för hela avdelningen. Eftersom plattformen redan lagrar data som maskinhistorik och felrapportering har ni ett färdigt underlag när ni behöver det. Systemet hjälper personalen att hålla informationen samlad på en plats och bidrar till att skapa ett tryggt, väl fungerande arbetsflöde.

Standardisera arbetet med en rotorsaksanalys-mall

Ni kan bygga in en förutbestämd rotorsaksanalys-mall i ert underhållssystem för att skapa ett enhetligt arbetssätt. Era medarbetare får en tydlig checklista att följa när problem uppstår och kan dokumentera alla steg direkt i appen. Slutsatserna från en orsaksanalys kan enkelt kopplas till en specifik instans, vilket bygger upp en trygg kunskapsbank och relevant historik inför framtiden.