Setra har använt Mainters underhållssystem i snart ett år, och de har snabbt sett stora förbättringar. Med bättre planering och smidigare arbetsflöden har deras underhållsavdelning tagit stora steg framåt.
I tre artiklar delar vi med oss av Setras insikter från resan med Mainter. Just denna handlar om hur du kan använda Mainter för att effektivisera din egna dagliga styrning av underhåll. Vill du ta del av de övriga artiklarna, registrera dig för vårt nyhetsbrev.
Setra, ett av Sveriges ledande träindustriföretag, är känd för sitt hållbara och innovativa arbete med allt från konstruktionsvirke till limträprodukter. Med filosofin "Grönsamhet" bidrar de aktivt till en cirkulär ekonomi och ett mer miljövänligt byggande. I denna artikel delar Anders Toresson, Setras underhållschef i Färila, och deras underhållsplanerare Patrik Carlström i Färila, med sig av sina erfarenheter av Mainters system och hur det har hjälpt dem att förbättra och effektivisera Setras dagliga underhållsarbete.
En katalysator för nya arbetssätt
När Setra bestämde sig för att implementera Mainter i oktober, var målet tydligt: de behövde modernisera och strukturera sitt underhållsarbete för att maximera effektiviteten. Deras tidigare system hade fyllt sitt syfte men saknade den flexibilitet och användarvänlighet som dagens underhåll kräver.
Mainter gjorde övergången smidig genom enkel migrering av maskinparken och anpassning av systemet efter Setras specifika behov. Detta blev starten på en förändring av deras arbetssätt. Patrik beskriver förändringen så här:
- Att byta till Mainter var såklart ett åtagande, men systemets intuitiva upplägg gjorde att vi snabbt kunde komma igång. Vi passade samtidigt på att förbättra vissa arbetsflöden, vilket gav oss en stark start.
Med Mainter fick Setra alltså inte bara ett system, utan en katalysator för ett nytt, effektivt sätt att arbeta.
Genomtänkt implementering för att hålla takten
Implementering av ett nytt underhållssystem kan ofta kännas överväldigande, men Setra upptäckte att övergången till Mainter gick smidigare än de hade väntat sig. Med en strukturerad och stegvis utbildningsplan kunde de på bara åtta veckor vara igång. Patrik tipsar om vikten av att göra det i steg:
- Vi körde en stegvis utbildning, där alla fick lära sig i sin egen takt. Det gav oss en chans att få alla bekväma med systemet och säkra att förändringsledarskapet var på plats.
Genom att ha en plan för implementering där alla får stöd kan man skapa en hållbar förändring som sparar tid och resurser på sikt, och säkrar effektiviteten av systemet framåt. Och visst, det finns alltid en inlärningskurva, men det är en insats som är värd mödan.
Mätbara resultat som driver förbättringar
Mainter har gjort det möjligt för Setra att se konkreta och mätbara förbättringar i underhållsarbetets effektivitet. Tidigare var det svårt att få en helhetsbild, och många underhållsinsatser blev aldrig dokumenterade, vilket gjorde det svårt att se vad som fungerade och vad som behövde justeras.
Med Mainter har Setra nu en tydlig insyn i arbetsordrar och resultat, vilket har hjälpt dem att fatta mer informerade beslut och minska antalet “svarta jobb”. Patrik förklarar:
- Mainter har inte bara förenklat vår dokumentation, utan också hjälpt oss att arbeta mer proaktivt. Vi ser nu exakt vad som är gjort, vilka uppgifter som kräver ytterligare resurser, och var vi kan förbättra vår planering för framtiden.
Genom att kunna följa upp och analysera arbetet kan Setra nu sätta mål och justera sina processer utifrån faktiska data, vilket ger en stabil grund för kontinuerlig förbättring.
Struktur för det dagliga arbetsflödet
Med Mainter har Setra kunnat införa en tydligare struktur för sitt dagliga underhållsarbete. Tidigare kunde arbetsordrar plockas slumpmässigt, och ofta prioriterades uppgifter efter vem som kunde göra sin röst hörd – snarare än efter faktiska behov. Mainter har nu gjort det möjligt att etablera en fast prioriteringsstruktur, där dagsplaner och planeringskalendern styr arbetet och säkerställer att varje uppgift hanteras på rätt sätt.
Underhållsteamet startar varje dag med en gemensam avstämning (ett internt “pulsmöte”) där dagens arbetsuppgifter och prioriteringar ses över. Detta arbetssätt ger teamet full kontroll över arbetsflödet och gör att de snabbt kan justera när förändringar krävs, vilket har ökat både transparens och produktivitet. Patrik förklarar:
- Vi använder Mainters planeringskalender som vårt nav. Alla vet vad som ska göras och vem som ansvarar för vad. Vi möts varje morgon för att stämma av dagens och morgondagens arbete.
Pulsmöten – grundstenen för smidig styrning
Efter den interna avstämningen följer ett anläggningspulsmöte där både underhålls- och produktionsavdelningen möts för att samordna arbetet. I detta möte går de tillsammans igenom gårdagens insatser, gör nödvändiga justeringar inför morgondagen och diskuterar eventuella hinder, som exempelvis brist på reservdelar. De går även gemensamt igenom nyinkomna behov och prioriterar det i den totala ärendekatalogen.
Skulle ett nytt jobb behöva prioriteras, kommer teamet överens om vilket annat arbete som kan skjutas på framtiden. Anders beskriver effekten för underhåll:
- Dessa pulsmöten är oumbärliga. De ger oss möjlighet att snabbt anpassa oss och få alla med på samma spår.
Med Mainters funktioner har mötena blivit både visuellt och strukturellt tydligare, vilket har förbättrat kommunikationen avsevärt och skapat ett arbetsflöde där underhållsarbetet är i perfekt samklang med produktionens behov.
Delegering och självständigt ansvar
Setra har infört dagsplaner för att ge mekaniker och elektriker en tydlig prioriteringsordning. Varje teammedlem har nu en lista med arbetsordrar där de kan se hög-, medel- och lågprioriterade uppgifter, vilket gör det möjligt för dem att hantera akuta insatser smidigt. Skulle ett akut jobb dyka upp kan de enkelt pausa ett lågprioriterat jobb och dokumentera orsaken i systemet.
Mainter möjliggör för Setra att överlåta ansvaret på teknikerna på ett strukturerat sätt. Teknikerna vet att om en uppgift inte kan slutföras, kan de ange en orsak, vilket gör att hela teamet ser eventuella hinder under morgonens anläggningspuls. Detta upplägg ger varje teammedlem trygghet i att de kan prioritera utifrån dagens verkliga behov.
— Vi vill undvika att överadministrera. Därför ger vi teknikerna friheten att välja själva, så länge de prioriterar rätt. Det minskar vår egen börda och gör att arbetet flyter på bättre, säger Patrik.
Kommunikation och dokumentation på en plats
Setra har också förändrat hur de hanterar kommunikationen i underhållsprocessen. Istället för att hålla på med mejl eller papperslappar kan deras team nu tagga kollegor och lämna kommentarer direkt på arbetsordrarna i Mainter. Resultatet? En tydligare och snabbare kommunikation där alla håller sig informerade om vad som sker och vad som behöver göras.
- Att kunna @-tagga kollegor i arbetsordrarna gör att vi inte behöver jaga varandra för information. Det blir enklare att hålla koll på vem som gör vad och när. Systemet har också minimerat risken för missförstånd, eftersom alla kan se den senaste statusen på uppgifterna, säger Anders.
Var redo på att investera tid och resurser
Om du funderar på att optimera ditt dagliga underhåll, är Setras råd att vara förberedd på att det krävs både tid och resurser för att lyckas. Det handlar inte bara om att byta system, utan också om att anpassa arbetssätt och skapa en kultur där alla känner sig delaktiga.
Anders understryker vikten av att ge medarbetarna tid att vänja sig vid det nya arbetssättet:
- Folk lär sig i olika takt. Se till att ge dem stöd och hjälp, och var inte rädd för att låta processen ta tid. Det betalar sig i längden när hela teamet börjar följa den fullt ut. När allt väl är på plats talar resultaten för sig själva.
Så tar du kontroll över din dagliga styrning – Praktiska tips från Setras resa
Här är några konkreta tips från Setras erfarenhet med Mainter. Använd dessa för att stärka din egen dagliga styrning av underhåll:
- Planera för en hållbar implementering
Ha en tydlig implementeringsplan där alla får stöd och tid att anpassa sig. En genomtänkt start hjälper dig att skapa en stabil grund för långsiktig systemanvändning. - Inför strukturerad arbetsplanering
Genom att ha en planering som kan uppdateras i realtid kan du snabbt anpassa dig vid förändringar. Mainters drag-and-drop-funktion gör det enkelt att justera arbetsordrar och prioritera. - Skapa en gemensam bild genom pulsmöten
Använd pulsmöten för att säkerställa att alla är med på samma spår och att ni tillsammans kan justera prioriteringar vid behov. Med Mainter kan du visualisera uppgifterna och minska mötestiden. - Delegera ansvar och ge frihet under struktur
Med dagsplaner kan du låta teknikerna hantera sina egna prioriteringar, vilket minskar överbelastning och ökar produktiviteten. Använd Mainter för att hålla koll på framstegen i realtid. - Samla all kommunikation och dokumentation
Håll all viktig information samlad och tillgänglig för hela teamet. Med Mainter får alla tillgång till den senaste informationen, vilket förbättrar effektiviteten och underlättar beslutsfattandet.
Redo att optimera din dagliga styrning av underhåll? Setras resa visar att med rätt verktyg och strategier kan du skapa både struktur och effektivitet i ditt team. Kontakta oss idag för skräddarsydda tips och lösningar anpassade till dina mål och behov.
