En effektiv reservdelshantering är viktig både vid planerade driftstopp och vid förebyggande underhåll. När maskiner blir stående på grund av reservdelsbrist så kostar det stora summor, som ofta kan undvikas med en fungerande lagerhantering för underhåll.
Underhåll med förrådshantering
Allt handlar om att ha koll på vilka reservdelar man behöver lagerhålla, utan att för den skull köpa på sig ett för stort lager. Ett stort förrådslager binder nämligen mycket kapital, som verksamheten kan nyttja till andra investeringar. Dessutom riskerar vissa artiklar att förlora i kvalitet och bäst före datum, vilket skapar ytterligare anledningar att hålla lagret lagom stort.
En fungerande reservdelshantering för underhåll handlar om att:
- Säkerställa att verksamheten får tillgång till rätt reservdelar i rätt tid, för att kunna byta ut viktiga delar.
- Hitta balansen och marginalerna på vilka artiklar som alltid bör finnas i lager och vilka som kan finnas med några dagars leverans.
- Undvika akuta stopp genom att arbeta förebyggande och byta ut delar innan de går sönder.
- Skapa rutiner så att ni hinner beställa hem delarna i tid, innan jobbet måste utföras.
- Etablera god kontakt med leverantörer som har säkra leveranser
Mycket att vinna på en bra lagerhantering för underhåll
Det är många som känner till fördelarna med en fungerande lagerhantering för underhåll. Med effektiv reservdelshantering och ett tillförlitligt lagersaldo. Men det är också väldigt svårt att hålla koll på allt detta, med excelark, papper och penna.
En grundförutsättning för att lyckas är därför att använda ett underhållssystem som talar om när maskiner ska underhållas, med överblick på lagersaldo, så att man kan lägga beställningar innan lagerhyllorna gapar tomma.
Att utöver detta även kunna få en överblick på vilka förrådsartiklar som används till vilka objekt och maskiner, det är verkligen ett drömscenario för hela underhållsavdelningen.
Men hur börjar man och hur skapar man denna effektiva lagerhantering för underhåll? Och hur säkerställer man att nödvändig information kring beställningar och artiklar kan delas mellan olika medarbetare - så att man undviker felbeställningar?
1. Börja med organisationen
Inget jobb kan bli bra om man inte vet vem ansvaret ligger på. Börja därför alltid med organisationen. Involvera de hos er som är inblandade i inköp och hantering av förrådsartiklar, lagerhantering och reservdelshantering. Identifiera tillsammans hur ni jobbar idag, vem som ansvarar för vad och ringa in de områden där ni har brister eller upplever stora tidstjuvar.
Genom att prioritera det allra viktigaste hos er, så skapas också en samsyn. Nästa steg är att förtydliga era olika roller för att minska de gap ni upptäckt.
2. Välj ett underhållsprogram som stödjer lagerhantering av reservdelar
Gå sedan vidare med att välja ett systemstöd som både är enkelt att komma igång med och som är användarvänligt, så att organisationen tar det till sig. Underhållsprogrammet är ett systemstöd ni ska leva med under en längre tid, så tröskeln för att använda det, bör vara låg.
3. Inventera maskinparkens alla reservdelar
Ofta står både dubbletter och oanvända artiklar på hyllorna, vilket gör att ni kan minska antalet lagervaror bara genom att göra en ordentlig översyn. Hur många av era reservdelar används återkommande och finns det reservdelar som kan användas till flera olika maskiner?
Gör också en värdering på ert lager. Även det momentet är betydligt enklare när man digitaliserar förrådet och kan se en summering av allt som finns där.
Notera också reservdelar som är extra kritiska genom att klassa dem. Vilka reservdelar är så viktiga att de alltid bör lagerhållas och vilka finns hos leverantören med några dagars leveranstid? Detta tydliggör hur viktiga era förebyggande underhållsintervaller är.
4. Skapa ett pålitligt lagersaldo
För att alla ska kunna lita på lagersaldot i systemet så krävs samverkan mellan alla inblandade. Att alla medarbetare loggar sina uttag när de lämnar förrådshyllorna. Allra säkrast är det om reservdelarna kan läsas in med streckkoder eller QR-koder.
Tänk också på att fördjupa samarbetet med några utvalda leverantörer. Fråga om de kan lagerhylla några utvalda reservdelar hos er, på en avsedd plats. Det kan vara något ni båda vinner på, eftersom många har både plats- och leveransutmaningar.
5. Sätt mål och se resultat
Ingen kan göra allt och inte på en gång. Så hjälps åt på underhållsavdelningen och sätt mål som motiverar er. Glöm inte heller den data som ett underhållssystem genererar. Den ger värdefull input i hur ni ska tänka kring framtida investeringar och underhåll i stort.
Reservdelshantering i underhållsprogrammet Mainter
Med Mainters reservdelshantering får du reservdelsstyrning och kontroll på era förrådsartiklar, lagersaldo, leverantörer och inköp. Här hanterar du alla era artiklar och kan enkelt koppla ihop dem till rätt objekt eller maskiner. Det gör att underhållstekniker kan följa sina arbetsordrar och direkt se vilka förrådsartiklar som kommer att behövas.
Märkning med QR-koder
QR-koder är en extra uppskattad funktion i Mainter som både effektiviserar arbetsordrar, underlättar inköp och minskar risken för felbeställningar. Med QR-koder kan ni märka upp alla era artiklar, som sedan enkelt scannas in med hjälp av en mobiltelefon.
Detta är effektivt både vid beställning av lagervaror, men också för serviceteknikern som kan lägga en reservation på de reservdelar som kommer att behövas. Reserverade reservdelar flaggas i lagersaldot och avisering skickas till lagerpersonalen, för beställning.
Ett komplett underhållssystem
Mainter är ett kraftfullt och användarvänligt underhållssystem med lagerhantering och reservdelshantering, som fungerar lika bra på dator, mobil och läsplatta. Så oavsett vilken enhet du och dina kollegor sitter på, så kan ni komma åt och arbeta i systemet.
Här kan du utöver reservdelshantering också registrera och hantera alla era maskiner och fastigheter. Samt allt det förebyggande och avhjälpande underhåll som ni gör, antingen själva eller med hjälp av externa underhållspartners.
Avslutningsvis den viktiga statistiken. I Mainter ställer ni in kostnaden på både interna och externa underhållstekniker. Nedlagd arbetstid loggas och reservdelar kostnadsförs. Sammantaget ger det värdefull data som ni enkelt kan använda, både för kortsiktiga och mer långsiktiga strategiska beslut.
