Så skapar ni en effektiv reservdelshantering

En effektiv reservdelshantering är viktig både vid planerade driftstopp och vid förebyggande underhåll. När maskiner blir stående på grund av reservdelsbrist kostar det stora summor, som ofta kan undvikas med en fungerande lagerhantering för underhåll.

Underhåll med förrådshantering

Reservdelshantering handlar om att ha koll på vilka reservdelar ni behöver lagerhålla, utan att för den skull köpa på er ett för stort lager. Ett modernt underhållssystem hjälper er att hitta rätt balans. Ett stort förrådslager binder mycket kapital som verksamheten kan nyttja till andra investeringar. Dessutom riskerar vissa artiklar att förlora i kvalitet och passera bäst före-datum, vilket skapar ytterligare anledningar att hålla lagret lagom stort.

5 saker som kännetecknar en fungerande reservdelshantering

1. Säkerställa att verksamheten får tillgång till rätt reservdelar i rätt tid, för att kunna byta ut viktiga delar.
2. Hitta balansen och marginalerna på vilka artiklar som alltid bör finnas i lager och vilka som kan finnas med några dagars leverans.
3. Undvika akuta stopp genom att arbeta förebyggande och byta ut delar innan de går sönder.
4. Skapa rutiner så att ni hinner beställa hem delarna i tid, innan jobbet måste utföras.
5. Etablera god kontakt med leverantörer som har säkra leveranser

Mycket att vinna på en bra lagerhantering för underhåll

Det är många som känner till fördelarna med en fungerande lagerhantering för underhåll, särskilt när den bygger på en effektiv reservdelshantering och ett tillförlitligt lagersaldo. Men det är också svårt att hålla koll på alla artiklar med excelark, papper och penna.

En grundförutsättning för att lyckas är därför att använda ett system som talar om när maskiner ska underhållas. Ni behöver en tydlig överblick på ert lagersaldo, så att ni kan lägga beställningar innan lagerhyllorna gapar tomma.

Att utöver detta även få en överblick på vilka förrådsartiklar som används till vilka objekt och maskiner är ofta ett drömscenario för hela underhållsavdelningen.

Men hur skapas denna effektiva lagerhantering för underhåll? Och hur ser ni till att nödvändig information kring beställningar och artiklar kan delas mellan olika medarbetare, så att ni undviker felbeställningar?

1. Börja med organisationen

Inget jobb blir bra om man inte vet var ansvaret ligger. Börja därför alltid med organisationen och involvera de som har hand om inköp och hantering av förrådsartiklar, lagerhantering och reservdelshantering. Kartlägg hur ni jobbar idag, vem som ansvarar för vad och ringa in de områden där ni har brister eller upplever stora tidstjuvar. Ni skapar en värdefull samsyn genom att förtydliga era olika roller för att minska de gap ni har upptäckt.

2. Välj ett system som stödjer lagerhantering av reservdelar

Gå sedan vidare med ett användarvänligt CMMS som är enkelt att komma igång med, så att organisationen tar det till sig. Underhållsprogrammet är ett systemstöd ni ska leva med under en längre tid, så tröskeln för att använda det bör vara låg.

3. Inventera maskinparkens alla reservdelar

Ofta står både dubbletter och oanvända artiklar på hyllorna. Ni kan därmed minska antalet lagervaror bara genom att göra en ordentlig översyn. Hur många av era reservdelar används återkommande och finns det artiklar som kan användas till flera olika maskiner?

Gör också en värdering på ert lager, vilket är betydligt enklare när ni digitaliserar förrådet och kan se en summering av allt som finns där.

Notera också reservdelar som är extra kritiska genom att klassificera dem. Vilka delar är så viktiga att de alltid bör lagerhållas och vilka finns hos leverantören med några dagars leveranstid? Detta tydliggör hur viktiga era förebyggande underhållsintervall är.

4. Skapa ett pålitligt lagersaldo

För att ni ska kunna lita på lagersaldot i systemet krävs samverkan mellan alla inblandade. Det är viktigt att alla medarbetare loggar sina uttag när de lämnar förrådshyllorna. Allra säkrast är det om reservdelarna kan läsas in med streckkoder eller QR-koder.

Tänk också på att fördjupa samarbetet med några utvalda leverantörer. Fråga om de kan lagerhylla några utvalda reservdelar hos er på en avsedd plats. Det kan vara något som båda parter vinner på, då många har både plats- och leveransutmaningar.

5. Sätt mål och se resultat

Ingen kan göra allt och inte på en gång. Så hjälps åt på underhållsavdelningen och sätt mål som motiverar er. Glöm inte heller den data som ett underhållssystem genererar. Den ger värdefull input i hur ni ska tänka kring framtida investeringar och underhåll i stort.

Reservdelshantering i Mainter

Med Mainters reservdelshantering får du reservdelsstyrning och kontroll på era förrådsartiklar, lagersaldo, leverantörer och inköp. Här hanterar du alla era artiklar och kan enkelt koppla ihop dem till rätt objekt eller maskiner. Det gör att underhållstekniker kan följa sina arbetsordrar och direkt se vilka förrådsartiklar som kommer att behövas.

Märkning med QR-koder

QR-koder är en extra uppskattad funktion i Mainter som både effektiviserar arbetsordrar, underlättar inköp och minskar risken för felbeställningar. Med QR-koder kan ni märka upp alla era artiklar, som sedan enkelt skannas in med hjälp av en mobiltelefon.

Detta är effektivt både vid beställning av lagervaror, men också för serviceteknikern som kan lägga en reservation på de reservdelar som kommer att behövas. Reserverade reservdelar flaggas i lagersaldot och avisering skickas till lagerpersonalen, för beställning.

Ett komplett underhållssystem

Mainter är ett kraftfullt och användarvänligt underhållssystem med lagerhantering och reservdelshantering, som fungerar lika bra på dator, mobil och läsplatta. Du och dina kollegor kan smidigt komma åt och arbeta i systemet direkt från den enhet ni föredrar.

Här kan du utöver reservdelshantering också registrera och hantera alla era maskiner och fastigheter. Detta gäller även allt det förebyggande och avhjälpande underhåll som ni gör, antingen själva eller med hjälp av externa underhållspartners.

Avslutningsvis har vi den viktiga statistiken. I Mainter ställer ni in kostnaden på både interna och externa underhållstekniker. Nedlagd arbetstid loggas och reservdelar kostnadsförs. Sammantaget ger det värdefull data som ni enkelt kan använda, både för kortsiktiga och mer långsiktiga strategiska beslut.