Uudet kunnossapitoprosessit vaativat yhtenäisiä työtapoja – käynnistäjänä uusi kunnossapitojärjestelmä
Seitsemällä eri puolilla Ruotsia sijaitsevalla saha-alueella Setra tarvitsi ratkaisun, joka yhdistäisi heidän kunnossapitoprosessinsa ja loi yhtenäisen, kestävän strategian. Oikean järjestelmän valinta oli ratkaiseva päätös, jolla oli suuri vaikutus sekä päivittäiseen toimintaan että pitkän aikavälin arvonluontiin. Lue, miten oikea kunnossapitojärjestelmä toimi lähtölaukauksena Setran matkalla kohti parempaa tehokkuutta ja toimintavarmuutta.
Setra on yksi Ruotsin johtavista puuteollisuuden yrityksistä, joka rakentaa toimintaansa kestävyyden ja innovaation varaan. Laajan tuotevalikoimansa – rakenteellisesta saha- ja rakennuspuusta edistyneisiin liimapuuratkaisuihin – kautta Setra edistää ympäristöystävällisempää ja kiertotalouteen pohjautuvaa rakentamista.
Jonas Gustavsson on kaikkien Setran sahojen tuotantopäällikkö ja johtaa joukkoa aluepäälliköitä. Hän kuvaa rooliaan kunnossapidon yhdistäjänä strategisiin intresseihin:
– Pääpainoni on parantaa sahojen suorituskykyä ja toimia linkkinä sidosryhmiimme, kuten raaka-aineiden toimittajiin ja myyntikanavaan. Yhtenäistämällä työtapoja sahojen välillä pyrimme varmistamaan pitkäaikaisen toimintavarmuuden ja maksimaalisen käyttöasteen.
Yksi Jonasin tiimin aluepäälliköistä on Patrik Hedqvist Hebystä, yhdeltä Setran suurimmista sahoista. Patrik vastaa noin 90 työntekijästä ja suuren tuotantovolyymin ansiosta hänen roolinsa on ratkaiseva sujuvan ja tehokkaan toiminnan luomisessa.
– Tehtäväni on varmistaa, että Hebyn sahalla noudatetaan kunnossapitokäytäntöjä ja standardeja. Kyse on siitä, että työtavat ja prosessit ovat paikoillaan ja niitä noudatetaan, Patrik selittää.
Tarpeellinen muutos
Ennen Mainterin käyttöönottoa Setra kohtasi useita haasteita yhtenäisen ja tehokkaan kunnossapidon luomisessa. Jonas kuvailee tilannetta:
– Aiempi kunnossapitojärjestelmämme oli vanhentunut ja meidän täytyi löytää uusi, joka vastaisi tarpeitamme paremmin. Koska kunnossapito on keskeinen osa Setran strategiaa, oli tärkeää löytää järjestelmä, joka tasapainottaa vaatimukset ilman kohtuuttomia kustannuksia tai monimutkaisuutta.
Mainter valikoitui osin sen käytettävyyden ansiosta ja osin siksi, että se mahdollisti tiedonsiirron Setran aiemmista järjestelmistä helposti. Patrik lisää, että muut järjestelmät, joita hän on nähnyt, voivat olla monimutkaisuutensa takia ylivoimaisia.
– Mainter on moderni, käyttäjäystävällinen ja helppo integroida toimintaamme. Oli vaikuttavaa nähdä kaikki, nuorimmista vanhimpiin, käyttämässä järjestelmää muutamassa viikossa, Patrik kertoo ja jatkaa:
– Vaikka se on yksinkertainen, Mainter tarjoaa kaikki tarvitsemamme toiminnot. Lisäksi se on pilvipohjainen järjestelmä kohtuullisella hintatasolla ja konfiguroitavissa juuri meidän toimialamme tarpeisiin.
Räätälöity käyttöönotto kestäville muutoksille
Mainterin käyttöönotto tehtiin vaiheittain ja sitä sovitettiin matkan varrella Setran eri sahojen tarpeisiin.
– Ensimmäinen vaihe käsitti aloitustapaamiset jokaisella toimipaikalla odotusten asettamiseksi, aikataulujen laatimiseksi ja tavoitteiden määrittämiseksi, selittää tuotantopäällikkö Jonas Gustavsson.
Hän kertoo myös, että kyse ei ollut pelkästään järjestelmän vaihdosta:
– Kyse oli muutosmatkasta, jossa keskityimme parantamaan työtapojamme ja yhdenmukaistamaan niitä. Halusimme vankat toimintaperiaatteet ja yhteisen kielen läpi organisaation – Mainter pohjana.
Tämä lähestymistapa on synnyttänyt kulttuurin, jossa kaikilla on enemmän vastuuta ja ymmärrystä kunnossapitoprosesseista. Aluepäällikkö Patrik korostaa kunnossapitohenkilöstön sitoutumista ratkaisevana tekijänä:
– Toimipaikoilla täytyy olla halukkuutta ottaa järjestelmä omakseen, muuten se ei toimi.
Oikea koulutus oikealle roolille
Seuraava vaihe käyttöönotossa oli henkilöstön koulutus. Setra räätälöi koulutukset eri henkilöstöryhmille: operaattoreille riitti 30–45 minuutin lyhyet perehdytykset, kun taas kunnossapitopäälliköille, suunnittelijoille ja koordinaattoreille järjestettiin jopa kymmenen tunnin workshoppeja.
– Kun otimme järjestelmän käyttöön operaattoreilla, tarvittiin vain lyhyt panostus, mikä osoitti, että Mainter on heidän näkökulmastaan helppokäyttöinen. Panostimme kuitenkin erityisesti yötyöntekijöiden ja järjestelmän ylläpitäjien koulutukseen, jotta työtavat juurtuisivat kunnolla, Jonas kertoo.
Vaiheittainen käyttöönotto mahdollisti tuotantohäiriöiden välttämisen ja varmistamisen, että toimintatavat jatkuvat myös avainhenkilöiden vaihtuessa. Jonas jatkaa:
– Olemme edistyneet huomattavasti, mutta käyttöönotto on käynnissä oleva projekti, jossa jatkamme käytäntöjen ylläpitoa ja kehittämistä, jotta emme palaa vanhoihin tapoihin.
Vastuu, tehokkuus ja omistajuuskulttuuri
Mainterin käyttöönotto on merkinnyt merkittävää muutosta Setran työtavoissa ja johtanut rakenteellisempaan kunnossapitoprosessiin. Jonas selittää, että osa muutosta oli selkeän toimipaikan omistajuuden määrittäminen:
– Olemme työskennelleet sen eteen, että toimipaikan omistajalla on vastuu siitä, että kunnossapito toteutuu parhaalla mahdollisella tavalla heidän yksikössään, aina toimenpiteiden tilaamisesta tulosten seurantaan. Tämä on vahvistanut vastuullisuuskulttuuria ja tehnyt päätöksenteosta tehokkaampaa.
Mainterin järjestelmäarkkitehtuuri on myös tehnyt työmääräysten ohittamisen mahdottomaksi, mikä on vähentänyt rästihankkeita ja nopeuttanut toimenpiteitä. Setra on havainnut merkittäviä parannuksia kunnossapitotehtävien priorisoinnissa ja toteutuksessa.
– Aiemmin työmääräykset saattoivat joutua ’hukkapussiin’ ja jäädä lepäämään ilman vastuuhenkilöä, mutta nyt joku joutuu tekemään päätöksen, toimimaan ja seuraamaan jokaista työmääräystä, kertoo Patrik.
Säännölliset pulssikokoukset päivittäiseen menestykseen
Toinen toteutettu elementti on niin kutsutut "pulssikokoukset", joita pidetään nyt säännöllisesti jokaisessa yksikössä.
– Kunnossapitoryhmä aloittaa päivän yhteisellä tarkastuksella, jossa käydään läpi päivän tehtävät ja prioriteetit.
Tämän jälkeen pidetään niin sanottu toimipaikan pulssi.
– Toimipaikan pulssissa kunnossapito- ja tuotanto-osastot tapaavat ja käyvät läpi eilisen tekemiset, tekevät tarvittavat säädöt huomiseksi ja keskustelevat mahdollisista esteistä, Jonas jatkaa.
Pulssikokoukset ovat muodostuneet luonnolliseksi linkiksi työtehtävien priorisointiin ja jakamiseen vuorokauden ja viikonlopun yli. Tämän avulla Setra on luonut rakenteisen rutiinin, jossa kunnossapitotarpeet ja suunnittelu käsitellään avoimesti, mikä helpottaa nopeaa reagointia ongelmiin ja resurssien tehokasta käyttöä.
Parantunut käytettävyys ja tuotanto
Uudet työtavat ovat myös lisänneet tuotannon käytettävyyttä.
– Häiriöt ovat vähentyneet ja käyttöaste on nousussa. Tämä on erittäin positiivinen kehitys meille, kertoo Patrik.
Mainterin toiminnot ovat myös helpottaneet toimenpiteiden seurantaa ja varmistaneet, että kunnossapitotarpeet hoidetaan ajoissa.
– Tämä on suora parannus, joka on nostanut kunnossapidon suunnittelun ja toteutuksen tavoitteellisuutta, sanoo Jonas.
Toinen arvokas lisä on Mainterin kustannusseuranta, jonka ansiosta Setra pystyy hallitsemaan kuluja paremmin. Patrik kuvaa, miten kustannuksista keskustellaan nyt luonnollisena osana arkea ja miten suunnittelua mukautetaan menojen optimointiin:
– Olemme alkaneet puhua kustannuksista uusin tavoin. Lisäksi on helpottavaa nähdä varastosaldot ja toimitusajat suoraan järjestelmästä, mitä aiemmin tehtiin käsin, hän sanoo.
Edellytys rakenteelle ja tehokkuudelle
Setralle Mainterin yksinkertaisuus ja rakenteellinen fokus ovat olleet avainasemassa kestävän ja tehokkaan kunnossapitoprosessin luomisessa.
– Se, mikä erottaa Mainterin muista, on sen yksinkertaisuus – järjestelmässä on helppo rakentaa rakenne, joka heijastaa meidän todellisuuttamme. Perustoiminnot, kuten varaosan kirjaaminen tai työmääräyksen luominen, ovat sujuvia eivätkä vaadi edistynyttä järjestelmäosaamista, selittää Jonas.
Mainterin suunnittelukalenteri on erityisen tärkeä, jotta voidaan työskennellä tehokkaasti ja ylläpitää selkeää yleiskuvaa kaikista työmääräyksistä visuaalisella ja rakenteellisella tavalla – mikä aiemmin oli vaikeaa saavuttaa.
– Aiempi järjestelmämme ei tarjonnut samaa yleiskuvaa, mikä aiheutti sen, että tehtävät saattoivat joskus pudota listalta tai venyä. Nyt pystymme hallitsemaan jopa 30 työmääräystä päivässä selkeällä kokonaiskuvalla, kertoo Patrik.
Mobiilisovellus, joka vie kunnossapidon taskuun
Mainterin mobiilisovellus on myös yksinkertaistanut Setran päivittäistä työtä. Setran laajoilla teollisuusalueilla, jotka voivat kattaa jopa 45 hehtaaria, tämä on tarkoittanut konkreettisia ajansäästöjä.
– Kaiken saaminen taskuun on tehnyt poikkeamailmoituksista sujuvampia ja tehokkaampia. Operaattorimme voivat helposti kirjata vikatilanteet suoraan puhelimellaan, mikä minimoi manuaalisten tarkastusten tarpeen paikan päällä, Jonas selittää.
Setran näkökulmasta Mainter on siten muodostunut työkaluksi, joka ei ainoastaan tue päivittäisiä tarpeita vaan mahdollistaa myös digitaalisen kunnossapidon kehityksen jatkamisen.
– Järjestelmä on todellinen edellytys, jotta voimme pysyä kehityksessä mukana ja työskennellä jatkossa mahdollisimman tehokkaasti ja rakenteellisesti, sanoo Jonas.
Kumppanuus, joka edistää tukea ja kehitystä
Setran ja Mainterin välinen yhteistyö on ollut vahvan tuen ja jatkuvan kehityksen leimaamaa.
– Kaikki on toiminut erinomaisesti ja vahvistanut uskoamme siihen, että teimme oikean valinnan. Mainter osoittaa jatkuvasti arvonsa meille. Saamamme tuki Mainterilta oli juuri sitä, mitä tarvitsimme muutoksen läpiviemiseksi, kertoo Jonas.
Yhteistyöhön on sisältynyt mahdollisuus jatkuviin parannuksiin ja kuunteleva dialogi Mainterin tukitiimin kanssa.
– Voimme aina ehdottaa parannuksia, ja he kuuntelevat. Tämä tukiprosessi tekee kaiken helpommaksi, Jonas selittää.
Mainterin joustavuus näkyy myös integraatiossa toimittaja HewSawn kanssa, jossa heidän järjestelmänsä tuottaa ennaltaehkäisevää kunnossapitoa, joka ladataan päivittäin Mainteriin:
– Sen sijaan, että hoidimme kahta järjestelmää, saimme kaiken yhteen järjestelmään – juuri kuten halusimme, Jonas kertoo ja summaa:
– Mainter ei ole ainoastaan antanut meille järjestelmää, vaan työkalun, joka tukee toimintaamme ja kehitystämme kohti entistä parempaa käyttöastetta ja tehokkuutta.
Haluatko tietää lisää?
Setran menestys Mainterin kanssa osoittaa, miten oikea kunnossapitojärjestelmä voi lisätä tehokkuutta, yksinkertaistaa arkea ja viedä läpi uusia työtapoja.
Haluatko itse nähdä, miten Mainter voi optimoida kunnossapitoprosessisi ja vahvistaa liiketoimintaasi? Varaa maksuton demo ja koe mahdollisuudet omakohtaisesti.
