Hur implementerar man ett nytt underhållssystem på många anläggningar parallellt? För norska återvinningsföretaget Norsk Gjenvinning blev svaret tydliga förberedelser, lokalt engagemang och ett flexibelt CMMS. Med Mainter som underhållssystem har de tagit stora steg mot strukturerat underhåll och bättre överblick på sin maskinpark.
Norsk Gjenvinning är en av Norges ledande aktörer inom avfallshantering och återvinning. Företaget ingår i koncernen NG Nordic och arbetar med att omvandla avfall till nya resurser och bidra till en mer cirkulär ekonomi.
Verksamheten omfattar 20 anläggningar med varierad storlek. Från mindre anläggningar för avfallshantering och omlastning till stora produktionsanläggningar med maskinlinjer och större underhållsavdelningar.
När Haakon Raadim tillträdde som Technical Project Manager på Norsk Gjenvinning blev hans första uppdrag att skapa bättre struktur i organisationens underhållsarbete.
– Vi saknade ett gemensamt system för underhållet. Varje anläggning hade sina egna arbetssätt, från Excel till olika checklistor och andra system. Vi arbetade inte systematiskt och överblicken var svår, förklarar Haakon.
Målet var tydligt; gemensamma underhållsrutiner, förbättrad kontroll och att successivt gå från reaktivt till mer förebyggande underhåll.
Haakon hade erfarenhet av Mainter från sin tidigare arbetsgivare ROAF. Men valet av underhållssystem på Norsk Gjenvinning började med en grundlig utvärdering.
Företaget jämförde Mainter med flera andra alternativ, däribland Maintmaster, EG Maintenance, SAP:s underhållsmodul och Clevio. Utifrån en gemensam kravspecifikation genomfördes också användartester med operatörer, underhåll och administrativ personal.
– Vi jämförde systemen utifrån våra krav och lät också slutanvändarna prova dem praktiskt. När vi sammanställde resultaten var det Mainter som fick högst betyg, berättar Haakon.
Två faktorer vägde särskilt tungt: skalbarhet och användarvänlighet.
– Vi behövde ett system som fungerar lika bra på både mindre och större anläggningar. Samtidigt måste det vara enkelt att använda för de som arbetar i verksamheten.
Med Mainter som CMMS kan Norsk Gjenvinning etablera en övergripande struktur för underhållsarbetet, samtidigt som varje anläggning arbetar i sin egen Mainter-miljö, anpassad efter lokala behov.
Implementeringen genomfördes intensivt, från juni till september. Haakon var projektledare och reste till anläggningarna för införande och anpassningar.
Grunden till den snabba utrullningen var också ett gott förarbete.
– Vi hade kartlagt anläggningarna i förväg och bestämt en övergripande struktur i Mainter, med påbörjat objektträd och arbetsflöden när vi kom till anläggningarna, vilket gjorde implementeringen smidig, fortsätter Haakon.
En annan framgångsfaktor var att Haakon hade utsett en systemansvarig på varje anläggning. Tillsammans med regelbunden uppföljning från centralt håll skapade det förutsättningar för att snabbt få igång användandet.
– Vissa anläggningar kom igång nästan direkt, medan andra behövde mer stöd. Vi följde upp användningen varje vecka och kunde hjälpa till där det behövdes.
För organisationer med flera geografiskt spridda anläggningar av olika storlek handlar standardisering inte alltid om att alla måste arbeta exakt likadant.
På Norsk Gjenvinning har man tagit fram en underhållsprocedur med grundläggande krav för samtliga anläggningar. Därutöver kan både funktioner och arbetsflöden anpassas efter respektive verksamhet.
En uppskattad funktion i Mainter är också att anläggningarna kan få läsbehörighet till varandras miljöer.
– När vi ser att en anläggning har byggt bra rutiner kan vi använda det som goda exempel. Det gör att vi kan dela erfarenheter och arbetssätt i organisationen.
Redan efter några månaders användning märks flera förbättringar. Från centralt håll beskriver Haakon bättre kontroll över maskinparken. Information om maskiner, ålder och driftstimmar finns tillgänglig för uppföljning och planering.
På anläggningarna har underhållspersonal fått bättre överblick på sitt arbete, och samarbetet mellan produktion och underhåll har förbättrats. Ett exempel är det löpande operatörsunderhållet på anläggningsmaskiner.
– Dokumentation och genomförande av det löpande underhållet har aldrig varit så bra som nu. Vi följer upp arbetet varje vecka och ligger på mellan 80-100 procents genomförandegrad.
Fortfarande är det för tidigt att mäta långsiktiga effekter och underhållskostnader, men den historik som behövs för att kunna arbeta mer förebyggande håller nu på att byggas upp.
Nu är den första implementeringsfasen klar och Norsk Gjenvinning fortsätter att utveckla användningen av Mainter. Man tittar på integration till Power BI för bättre uppföljning av nyckeltal. Och man undersöker möjligheten att använda Mainter för fordonskontroller, digitala checklistor och för utrustning med kontrollplikt.
På sikt hoppas man kunna ersätta 4-5 system med Mainter och samla fler arbetsprocesser i samma CMMS.
När Haakon summerar de första månaderna är det framför allt hastigheten och mottagandet som överraskat positivt.
– Jag var överraskad över hur snabbt vi fick alla att börja använda systemet. I en stor organisation finns det alltid en viss skepsis när nya system ska införas, men vi har fått mycket positiv återkoppling.
Hans råd till andra företag som står inför en liknande implementering är att börja enkelt, etablera en gemensam struktur och engagera lokala ambassadörer.
– Vi har fått en mycket bättre övergripande kontroll över vår maskinpark. Och framför allt har vi nu förutsättningarna för att fortsätta förbättra vårt underhållsarbete, avslutar Haakon.
Fotnot: När denna artikel publiceras så har Mainter också implementerats på 10 logistikavdelningar inom Norsk Gjenvinning.
Norsk Gjenvinnings införande av Mainter visar att en gemensam struktur och lokala systemansvariga skapar goda förutsättningar för en effektiv implementering på flera anläggningar parallellt.
Vill du också skapa bättre förutsättningar för ökat operatörsunderhåll och gemensamma arbetssätt inom koncernens underhållsverksamhet? Upptäck Mainter genom en kostnadsfri demo.