Miten uusi kunnossapitojärjestelmä otetaan käyttöön useissa toimipisteissä samanaikaisesti? Norjalaiselle kierrätysyritykselle Norsk Gjenvinningille ratkaisu löytyi huolellisesta valmistelusta, paikallisen henkilöstön sitouttamisesta ja joustavasta CMMS-järjestelmästä. Mainterin avulla yritys on ottanut merkittäviä askeleita kohti järjestelmällisempää kunnossapitoa ja parempaa kokonaiskuvaa kone- ja laitekannastaan.
Norsk Gjenvinning on yksi Norjan johtavista jätehuolto- ja kierrätysalan yrityksistä. Se kuuluu NG Nordic -konserniin ja pyrkii muuttamaan jätteet uusiksi raaka-aineiksi sekä edistämään kiertotaloutta.
Yrityksen toiminta kattaa 20 erikokoista toimipistettä. Ne vaihtelevat pienemmistä jätteenkäsittely- ja siirtokuormausasemista suuriin tuotantolaitoksiin, joissa on tuotantolinjoja ja omat kunnossapitotiimit.
Kun Haakon Raadim aloitti Norsk Gjenvinningillä Technical Project Manager -tehtävässä, hänen ensimmäinen tehtävänsä oli kehittää organisaation kunnossapitotoiminnan järjestelmällisyyttä.
– Meiltä puuttui yhteinen kunnossapitojärjestelmä. Jokaisella toimipisteellä oli omat toimintatapansa, ja käytössä oli kaikkea Excel-taulukoista erilaisiin tarkistuslistoihin ja muihin järjestelmiin. Toimintamme ei ollut järjestelmällistä, ja kokonaiskuvan muodostaminen oli vaikeaa, Haakon kertoo.
Tavoite oli selkeä: yhtenäistää kunnossapidon toimintatavat, parantaa kokonaisuuden hallintaa ja siirtyä vähitellen reaktiivisesta kunnossapidosta kohti ennakoivampaa toimintaa.
Haakon tunsi Mainterin jo aiemmasta työpaikastaan ROAFilta. Norsk Gjenvinningin kunnossapitojärjestelmän valinta perustui kuitenkin perusteelliseen arviointiin.
Yritys vertaili Mainteria useisiin muihin vaihtoehtoihin, kuten Maintmasteriin, EG Maintenanceen, SAP kunnossapitomoduuliin ja Clevioon. Yhteisen vaatimusmäärittelyn pohjalta järjestettiin myös käytännön käyttäjätestejä, joihin osallistui operaattoreita, kunnossapitohenkilöstöä ja hallinnon työntekijöitä.
– Vertailimme järjestelmiä vaatimustemme perusteella ja annoimme myös loppukäyttäjille mahdollisuuden kokeilla niitä käytännössä. Kun kokosimme tulokset yhteen, Mainter sai parhaat arviot, Haakon kertoo.
Kaksi tekijää nousi erityisen tärkeiksi: skaalautuvuus ja helppokäyttöisyys.
– Tarvitsimme järjestelmän, joka toimii yhtä hyvin pienissä kuin suurissakin toimipisteissä. Samalla sen piti olla helppokäyttöinen päivittäistä työtä tekeville työntekijöille.
Mainterin avulla Norsk Gjenvinning voi luoda yhteiset puitteet kunnossapitotoiminnalle. Samalla jokaisella toimipisteellä on oma Mainter-ympäristönsä, joka voidaan mukauttaa paikallisiin tarpeisiin.
Käyttöönotto toteutettiin tiiviissä aikataulussa kesäkuusta syyskuuhun. Haakon johti projektia ja vieraili toimipisteissä vastaamassa käyttöönotosta ja paikallisista mukautuksista.
Nopean käyttöönoton perustana oli huolellinen valmistelutyö.
– Olimme kartoittaneet toimipisteet etukäteen ja määritelleet Mainteriin yhteisen perusrakenteen. Laitehierarkiat ja työnkulut oli jo osittain rakennettu ennen kuin saavuimme toimipisteisiin. Tämä teki käyttöönotosta huomattavasti sujuvampaa, Haakon jatkaa.
Toinen onnistumisen avain oli nimetä jokaiselle toimipisteelle oma järjestelmävastaava. Yhdessä keskitetyn, säännöllisen seurannan kanssa tämä auttoi henkilöstöä pääsemään nopeasti alkuun.
– Osa toimipisteistä pääsi vauhtiin lähes välittömästi, kun taas toiset tarvitsivat enemmän tukea. Seurasimme järjestelmän käyttöä viikoittain ja pystyimme auttamaan siellä, missä apua tarvittiin.
Kun organisaatiolla on useita erikokoisia toimipisteitä eri puolilla maata, toimintatapojen yhtenäistäminen ei välttämättä tarkoita sitä, että kaikkien pitäisi toimia täsmälleen samalla tavalla.
Norsk Gjenvinning on laatinut yhteisen kunnossapito-ohjeistuksen, jonka perusvaatimukset koskevat kaikkia toimipisteitä. Sen lisäksi toimintoja ja työnkulkuja voidaan mukauttaa kunkin toimipisteen tarpeisiin.
Mainterin arvostettu ominaisuus on myös mahdollisuus antaa toimipisteille katseluoikeus toistensa Mainter-ympäristöihin.
– Kun huomaamme, että jossakin toimipisteessä on kehitetty hyviä toimintatapoja, voimme hyödyntää niitä esimerkkeinä muille. Näin pystymme jakamaan kokemuksia ja toimintamalleja koko organisaatiossa.
Jo muutaman kuukauden käytön jälkeen on havaittavissa useita parannuksia. Haakonin mukaan kone- ja laitekannan hallinta on parantunut merkittävästi koko organisaation tasolla. Tiedot koneista, niiden iästä ja käyttötunneista ovat nyt saatavilla seurantaa ja suunnittelua varten.
Toimipisteissä kunnossapitohenkilöstö on saanut paremman kokonaiskuvan työtehtävistään, ja tuotannon ja kunnossapidon välinen yhteistyö on parantunut. Yksi esimerkki on koneiden säännöllinen käyttäjäkunnossapito.
– Säännöllisen kunnossapidon dokumentointi ja tehtävien suorittaminen eivät ole koskaan olleet näin hyvällä tasolla. Seuraamme työtä viikoittain, ja tehtävien suoritusaste on 80–100 prosenttia.
Pitkän aikavälin vaikutuksia ja kunnossapitokustannuksia on vielä liian aikaista arvioida, mutta yritys kerää nyt kunnossapitohistoriaa, joka mahdollistaa ennakoivamman kunnossapidon kehittämisen.
Ensimmäinen käyttöönottovaihe on nyt valmis, ja Norsk Gjenvinning jatkaa Mainterin käytön kehittämistä.
Yritys selvittää Power BI -integraation mahdollisuuksia tunnuslukujen seurannan ja raportoinnin parantamiseksi. Lisäksi tutkitaan Mainterin hyödyntämistä ajoneuvotarkastuksissa, digitaalisissa tarkistuslistoissa ja lakisääteisten määräaikaistarkastusten piiriin kuuluvan kaluston hallinnassa.
Pidemmällä aikavälillä tavoitteena on korvata Mainterilla neljästä viiteen nykyistä järjestelmää ja yhdistää useampia työprosesseja saman CMMS-ratkaisun piiriin.
Kun Haakon arvioi ensimmäisiä kuukausia, erityisesti käyttöönoton nopeus ja henkilöstön myönteinen vastaanotto ovat yllättäneet hänet positiivisesti.
– Olin yllättynyt siitä, kuinka nopeasti saimme kaikki käyttämään järjestelmää. Suuressa organisaatiossa uusiin järjestelmiin suhtaudutaan aina jossain määrin epäilevästi, mutta olemme saaneet erittäin paljon myönteistä palautetta.
Haakonin neuvo vastaavaa käyttöönottoa suunnitteleville yrityksille on aloittaa yksinkertaisista asioista, luoda yhteinen rakenne ja ottaa mukaan paikallisia avainhenkilöitä, jotka edistävät järjestelmän käyttöönottoa.
– Meillä on nyt huomattavasti parempi kokonaiskuva kone- ja laitekannastamme. Ennen kaikkea olemme luoneet perustan, jonka avulla voimme jatkaa kunnossapitotoimintamme kehittämistä, Haakon summaa.
Toimituksen huomautus: Ensimmäisen käyttöönottovaiheen jälkeen Mainter on otettu käyttöön myös Norsk Gjenvinningin kymmenessä logistiikkayksikössä.
Norsk Gjenvinningin Mainter-käyttöönotto osoittaa, kuinka yhteinen toimintamalli ja paikalliset järjestelmävastaavat luovat hyvät edellytykset tehokkaalle käyttöönotolle useissa toimipisteissä samanaikaisesti.
Haluatko sinäkin lisätä käyttäjäkunnossapitoa ja yhtenäistää kunnossapidon toimintatapoja koko organisaatiossasi? Tutustu Mainteriin maksuttomassa demossa.